어떻게 하면 성공적으로 회의를 할 수 있을까?

성공적 회의를  위한 전략적 사고


1. 전달하고자 하는 내용을 명확하게 표현하는 기술이 필요하다.
     예를 들어 사업을 추진함에 있어 담당부서(실무자)는 어디이며 어느 범위까지, 어떻게 처리 하겠다 등의 구체적인 실행의 근거가 나타나야 한다.

2. “다음에” 라는 말은 가급적 지양하여야 한다.
     “다음에”를 남발하면 결론 없는 회의의 연속, 시간 소모, 행정력 낭비 등으로 비생산적이기 때문에 회의 분위기를 저하시킨다.

3. 회의에서는 모호한 말을 해서는 안된다.
    회의 자체가 중요한 게 아니고 회의를 통해 결정된 것이 실제 실행되는 것이 더 중요한 것이다. 회의에서 모호하게 대충 넘겨놓고 막상 실행에선 전혀 책임지지 못하는 것이면 회의자체가 무의미 하다.

4. 회의에서 만장 일치 만큼 위험한 게 없다.
    만장일치 속에는 귀찮고 관심없고 그저 남들이 의견을 따라 가고 싶어하는 심리도 담겨 있다. 때문에 아무리 좋은 안이라도 반대의견이 있을 수 있고 반대 의견이 있어야만 그것이 진정 좋은 안이다.

5. 회의시간 만큼은 직급의 위계질서를 잊도록 한다.
    보수적으로 회의가 운영된다면 원활한 커뮤니케이션이 불가능하므로 모든 회의 참석자가 동등한 입장에서 의견을 주고받고 합의를 도출해 내는 지혜가 필요하다.

6. 회의 시간 내에 결론을 도출해야 한다.
    모든 회의가 난상 토론하여 의견을 주고 받으며 시간만 보내는 자리가 아니라 뭔가의 결론이 도출되어야 하는 자리다. 결국 회의의 끝은 합의와 결론을 도출하는 진행요령이 중요하다고 하겠다.

7. 회의 진행자(사회자 또는 간사)는 가급적 통합적 리더쉽 자질이 필요하다.
    선장이 항해할 때에 목적하는 방향대로 가기위해 배의 키를 잘 잡아야 하는 것과 마찬가지로 회의 진행자는 위기시 카리스마적 권위와 감성적 온유함을 상황에 맞게 적절히 발휘하여 회의 구성원을 통합하여야 한다.

8. 의견이 다르다고 상대방을 인격적으로  비하해서는 인된다.
    사람은 태어날 때부터 각자의 독특한 기질과 자질을 가지기 때문에 생각의 차이로 상대방을 비하해서는 안되며, 오히려 상대방의 다른 의견으로 말미암아 참신한 아이디어를 얻을 수 있음을 유의한다.

9. 회의 시 남의 의견을 잘 듣는 것이 말하는 것 보다 중요하다.
    실패한 회의의 특징은 남의 얘기를 안 듣고 자기 의견이 옳다고 주장하는 분위기다.  따라서 남의 얘기를 잘 들어야 상대방의 의견의 좋은 점과 보완해야 하는 양면성을 깊이 이해할 수 있으며 또한 상대방의 얘기를 잘 들어야 상대방도 자기의 얘기를 잘 들을 수 있는 것이다.